契約書管理システム

契約書管理システム
契約書管理システム
契約書管理システムとは、紙やPDFで散在する契約書データ・履歴・承認状況を一元管理し、業務効率化と内部統制(ガバナンス)を同時に実現するWebシステムです。 
紙の保管やファイル管理に潜む紛失・更新漏れ・情報漏洩といったリスクを排除。
PDFの取込から更新管理、2段階承認フロー、期限切れ防止のアラート通知までをWeb上で完結させ、ペーパーレス化とリスクゼロな契約を実現します。
 

厳格な権限管理とアクセス制御

契約ごとに「管理部署(編集・承認・期限管理)」と「公開部署(閲覧専用)」を厳格に切り替え。
社内共有を進めつつ情報漏洩や誤操作を防止します。

履歴が残る版管理

スキャンしたPDFをスムーズに取り込み。
変更契約や覚書は「Ver.2〜」として同一契約内で履歴追跡し、常に最新確定版を瞬時に検索・照会できます。

内部統制を強化する承認フロー

「担当者 → 一次承認 → 最終承認」の厳格なフローで無承認での締結を防止。
「誰が・いつ・どの操作をしたか」を全件記録し監査に対応します。

自動更新で更新漏れリスクをゼロに

自動更新契約は夜間バッジにて自動延長。
個別確認が必要な契約は任意のタイミング(例:60日前)から自動通知し、更新・解約漏れを防ぎます。

オンプレミスシステム

自社固有の業務フローに合わせたカスタマイズが可能です。
ID数に応じて変動するSaaS型とは異なり、利用人数の増加によるコストの膨らみを防げるため、5年間のTCOを正確に計画できます。

既存契約書のスキャニング・データ化 

紙の契約書につきましても、弊社提携先にてスキャニングを実施し、システムへ一括登録いただけます。 

画面サンプル

契約書管理システム画面例1(契約書詳細)契約書管理システム画面例2(最終承認)

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