文書管理システム

文書管理システムは業務にて発生する紙文書綴り(以下ファイル)を効果的に管理し、業務の標準化と効率的な台帳の作成を支援するシステムです。
●支店・支社・営業店任せであったファイルの取り扱いを標準化し、どこの店でも同じ管理を行わせたい
●支店・支社・営業店で保有しているファイルを本部でも把握できるようにし、移動や移管・廃棄などの履歴を正確に台帳へ記録したい
このような文書管理の業務を、営業店に負荷をかけずに運用できます。

面倒な台帳類も一発で作成、管理状況をデータベースで一元的に管理

・移動や移管・廃棄等のファイルの状況を、システム上のデータベースで一元的に管理できます。
・一元管理することにより、各種台帳(個人情報台帳や情報資産台帳など)を、いつでも簡単な操作で作成することができ、従来のような台帳間での書き写し作業などは一切不要となります。
・データベースの更新には、ファイルに貼り付けられたバーコードを利用します。これにより、正確かつ効率的な棚卸し作業を営業店で行うことが出来ます。

 

紛失をチェック・誤廃棄を防止、文書取り扱い作業の本部統制が可能

・本部が営業店に向けて、ファイル1冊単位までの作業指示を出すことができます。本部が詳細な作業指示を行なうことで、支店の判断による作業のばらつきを抑えます。
・営業店における移動や移管・廃棄等の作業では、ファイルに貼り付けられたバーコードを利用します。バーコードを読み取り、システム上のデータベースと照合させることで、誤廃棄などの作業ミスを防止します。
・バーコードを利用して、ファイルの点検を実施することもできます。作業証跡をとることでのファイルトレサビティーの確保が可能となります。

 

管理方法を背ラベルに明示、全店でファイルの運用を標準化

・文書1種類ごとに、取り扱いの基準(=管理基準)を定め、文書の集合体としてのファイル単位で台帳に登録することができます。
・取り扱いの基準(=管理基準)には、ファイル名称や保存期間、収納場所などの内容が定められており、この管理基準をファイルの背ラベルに表示(印刷)できます。背ラベルに表示に従うことによって、どこの営業店でも同じファイルの運用を可能とします。

 

 

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